Planlı Çalışmayı Seviyorsanız Trello Tam Size Göre!
Trello, üzerinde çalıştığınız proje hakkında genel ve görsel bir bakış açısı sunan bir yönetim aracıdır. Trello ile herhangi bir projeyi en ince detaylarına kadar programlayabilmek mümkün.
Trello, Toyota firması tarafından tasarlanan Kanban pano sisteminden esinlenerek üretkenliği arttırmak, akıllı esneklik yaratmak için geliştirildi. Bu sistem bireysel olarak kullanılabileceği gibi gruplar ve çalışma ekipleri gibi birden fazla kişi tarafından da kullanılabilmekte. Son yılların en kullanışlı programlarından biri olan Trello’nun en güzel tarafı ise bireysel kullanıcılar için ücretsiz olması.
Trello’yu kullanmaya başlamak için yapmanız gereken tek şey üye olmak. Trello’nun web sitesine giriş yaptıktan sonra e-mail adresinizle üye olmaksa oldukça kolay. Üye olup giriş yaptıktan sonra ise sizi listeler halinde bir pano karşılıyor. Peki, nedir bu panolar?
Trello Panoları
Trello panosu temelde dikey olarak sayfada yan yana dizilen listeleri ve kartları içeren, böylece projelerinizin ve işlerinizin durumunu kuşbakışı görmenize imkân tanıyan bir web sayfasıdır.
Trello’da her planınız ve organizasyonunuz için yeni bir pano oluşturabilir, tüm işlerinizi panolarüzerinden kolayca yönetebilirsiniz. Her bir panoda ise işlerinizi ayrıntılı bir şekilde planlamanıza yarayan kartlar vardır.
Trello Kartları
Trello kartlarını eskiden kullanılan, mantar panolara iliştirilen yapışkanlı not kâğıtları gibi düşünebilirsiniz. Dijital yapışkanlı kâğıtlar olarak düşünebileceğiniz bu Trello kartlarını başka kişilerle de paylaşabilir ve hatta e-mail ile de yeni kartlar oluşturabilirsiniz. Kartlara resimler, ekler, bitiş tarihi, etiketler ve notlar gibi ayrıntılar ekleyebilirsiniz. Her bir karta farklı bir renk etiketi verebilir, böylece benzer işlere aynı renkleri vererek işlerinizi kendi aralarında gruplandırabilirsiniz.
Trello kartları yapılacak işlerinizi ve planlarınızı görsel olarak, grafikler, resimler ve renkli etiketlerle görmenizi sağlar. Böylece işlerinizi daha iyi planlayabilir, planladığınız projelere daha fazla hâkim olabilirsiniz.
Trello Listeleri
Trello’da bir pano yarattığınızda karşınıza üç farklı liste çıkıyor. Dilerseniz bu üç listenin hemen sağ tarafındaki kartta bulunan “liste ekle” yazısına tıklayarak yeni bir liste de oluşturabiliyorsunuz.
Trello Nasıl Kullanılır?
Trello sistemi, kartları temel alan bir sistem. Trello kartları bir yapılacaklar listesi içerir ve “yapılacaklar”, “yapılıyor” ve “tamamlandı” olarak adlandırılan bu listeler, sayfada üç sütun halinde bulunur. Yapılacaklar listesi, adından da anlaşılacağı üzere yapmayı planladığınız konulara ayrılmıştır. O an yapıyor olduğunuz işler için, “yapılıyor” listesine, biten işleriniz için ise “tamamlandı” listesine kart eklersiniz. Daha önce oluşturduğunuz kartlarınızı ise istediğiniz herhangi bir listeye kolayca ekleyebilir, örneğin “yapılıyor” listesindeki bir kartı işiniz bittiğinde “tamamlandı” listesine sürükleyerek taşıyabilirsiniz.
Trello’yu verimli bir şekilde kullanmanın yolu akıllıca panolar oluşturmaktan geçiyor. Örneğin, projeleriniz için “proje panosu”, aylık plan ve işleriniz için “aylık pano”, haftalık işleriniz için “haftalık pano”, günlük işleriniz içinse “günlük pano” oluşturabilir, tüm işlerinizi panolara ayırarak daha kolay bir biçimde yönetebilirsiniz.
Projeler Panosu
Gelecekte yapmayı düşündüğünüz her şey için bir projeler panosu oluşturun. Her bir projeniz için ise bir liste oluşturup bu listeye projeniz hakkında ayrıntılar içeren kartlar ekleyin.
Aylık Pano
Bir ay boyunca yapmanız gereken işler için “aylık” adını vereceğiniz bir pano oluşturun. Yılın her bir ayı için ayrı bir liste oluşturarak yapmayı planladığınız işleri aylık olarak organize edin.
Haftalık Pano
“Haftalık” adını vereceğiniz bu panoda dört haftalık bir listeden oluşan bir pano oluşturun.
Günlük Pano
Yapılacak işler, etkinlikler ve biten işler listelerini içeren “günlük” adında bir pano oluşturun. Bu panoda yapacağınız gündelik işleri planlayabilir, 3 farklı liste oluşturarak bunları “yapılacaklar”, “yapılıyor” ve “bitenler” olarak organize edebilirsiniz.
Kişisel Pano
İş ve görevleriniz dışında kendiniz için kişisel bir pano da oluşturabilirsiniz. Kişisel panonuza izlemeyi planladığınız filmleri, katılmayı düşündüğünüz etkinlikleri, öğrenmek istediğiniz yemek tarifleri için kartlar ekleyebilirsiniz.
Trello’nun Avantajları
Trello’nun en büyük avantajlarından biri kartların istediğiniz gibi detaylandırılabilmesi. Kartların üzerine notlar alabilir, açıklamalar, bitiş tarihi, link, belge veya resim ekleyebilirsiniz. Oldukça işlevsel olan bu özellikler sayesinde planladığınız her şeyi tüm ayrıntılarıyla tasarlayabilirsiniz.
Bireysel kullanıcılar için ücretsiz bir program olan Trello’nun diğer bir avantajı kullanıcılarına çapraz platform desteği sunması. Çapraz platform desteği sunan Trello’yu hem masaüstü hem de cep telefonunuzla kullanabiliyorsunuz. Bu özellik sayesinde tüm platformlardan planlarınıza ulaşabiliyorsunuz, otomatik olarak kaydedilen planlarınızı istediğiniz kişilerle de paylaşabiliyorsunuz.
Kanban Tekniğini kullanan Trello’nun bir diğer avantajlı özelliklerinden biri planlarınızı görselleştirmesi. Bilindiği gibi Kanban, Japonların geliştirdiği bir teknik. 1940’lı yıllarda Toyota fabrikasında çalışan mühendis Taichi Ohno tarafından geliştirilen Kanban, fikirleri görselleştirerek sınırlandırmaya dayanıyor.
Trello da aynı tekniği kullanıyor. Farklı renk etiketleriyle yapmayı planladığınız tüm işleri, kartları sınıflandırabiliyor, ayrıntılar ekleyerek görselleştirebiliyorsunuz. Farklı listeler ekleyerek yeni sütunlar açıp “yapılacaklar”, “bitenler” şeklinde adlandırarak projelerinizi sınırlandırabiliyorsunuz.
Kanban tekniğindeki bu sınırlandırma, biten işleri görsel olarak görme, beyinde bir nörokimyasal değişim yaratarak beynin “serotin”, yani mutluluk hormonu salgılamasını sağlıyor. Bitirilmeyen işler ise beynimizi sürekli meşgul ederek motivasyon ve enerji kaybına neden oluyor. Trello’da tamamlanmış olan işlerinizi görmek, sizi bu olumsuz etkiden kurtarıyor ve yeni işlere daha iyi odaklanmanızı sağlayarak size enerji ve motivasyon kazandırıyor.
Trello’nun insanın motivasyon ve çalışma performansına faydalarını ise şu şekilde özetleyebiliriz:
* Planladığınız her şeyi bütünüyle görmenizi sağlayan Trello, zihninizi yapmayı planladığınız işlerle meşgul etmenizi önler. Bu işleri yazılı olarak görmeniz zihninizi rahatlatarak stresinizi azaltır, motivasyonunuzu arttırır.
* Plan ve projelerinizi önemliden önemsize doğru sınırlayabilir, böylece işleriniz arasında enerjinizi akıllıca paylaştırarak performansınızı yükseltebilirsiniz.
* Tamamladığınız işleri görmeniz, özgüveninizin artmasını sağlar ve motivasyonunuzu yükseltir.
